Archiviazione cartacea

\\ Archiviazione cartacea \\

Forniamo un servizio completo relativo alla catalogazione ed archiviazione di documenti cartacei, sia presso la vostra sede che nei nostri magazzini. Un modo per farvi risparmiare tempo e costi, guadagnando in risorse e ottimizzazione degli spazi.

Come funziona l’archiviazione cartacea

  1. Riorganizziamo e cataloghiamo la documentazione in modo puntuale e preciso per facilitarne la ricerca e la consultazione.
  2. Nel caso di conservazione presso i nostri magazzini, ritiriamo la documentazione fiscale, commerciale o di altra natura. Utilizziamo mezzi chiusi idonei al trasporto conto terzi, di nostra proprietà e guidati dal nostro personale per non interrompere mai la catena di custodia, fondamentale nel caso di documentazione sensibile.
  3. Il materiale viene custodito in spazi allestiti con diversi livelli di accessibilità, sulla base delle necessità di utilizzo concordate con voi. Indipendentemente dal tipo di allestimento e dalla dimensione degli spazi, tutte le soluzioni comprendono;
    –  coperture assicurative ad hoc,
    – allarmi anti-incendio ed anti allagamento,
    – sistemi anti-intrusione e videosorveglianza attivi 24 ore su 24 per 365 giorni all’anno,
    per soddisfare pienamente tutte le richieste del nuovo GDPR.
    Per lo stesso motivo gli accessi agli spazi avvengono sempre in presenza di nostro personale. Questo per evitarvi qualunque rischio di sanzione.
  4. A richiesta provvediamo entro 24 ore alla consegna presso la vostra sede di qualunque documento di vostra necessità ed all’eventuale successivo ritiro e riposizionamento nello spazio a vostra disposizione.
  5. Sempre a richiesta e nel rispetto della normativa fiscale vigente, allo scadere del periodo di conservazione obbligatoria la documentazione viene distrutta, se necessario previa triturazione. Gruppo Santambrogio è uno smaltitore autorizzato, iscritto all’Albo Gestori Ambientali Sez. 4F al n. MI17228. Siamo pertanto in grado di fornirvi direttamente la certificazione, valida ai sensi di legge, di tale distruzione.

L’importanza della catalogazione e conservazione dei documenti

Catalogazione e archiviazione sono compiti da non sottovalutare in ufficio. L’organizzazione degli archivi è spesso difficile da gestire in autonomia, eppure è fondamentale per conservare e proteggere documenti importanti: il disordine, d’altra parte, ostacola il reperimento della documentazione.

Un servizio efficiente per un archivio protetto

Tra i servizi complementari al trasloco, Santambrogio Traslochi mette a disposizione un’esperienza distintiva per quel che riguarda la catalogazione e l’archiviazione di documenti, anche in seguito a un nuovo lay-out interno che preveda la movimentazione e l’inventariamento degli arredi esistenti. Il servizio di Storage, pensato su misura per le specifiche esigenze delle aziende, può svolgersi nella nostra sede o in outsourcing presso il cliente, a Milano e provincia. Un modo per risparmiare tempo e costi, guadagnando in risorse e ottimizzazione degli archivi.

Come funziona

  • Catalogazione
    Ritiriamo e cataloghiamo la documentazione in modo puntuale e preciso. E sempre in forma anonima, per facilitarne la ricerca e la consultazione, ma anche per mantenere la massima riservatezza e garantire la protezione di quel che ci è stato affidato. Presso i nostri magazzini di Milano o, per le aziende di Milano e provincia, in outsourcing direttamente nella vostra sede: per un servizio integrale, pensato su misura per voi.
  • Sicurezza & Privacy
    Allestiamo spazi con diversi livelli di accessibilità, sulla base delle necessità di utilizzo, fornendo un servizio di archiviazione periodica per la documentazione fiscale, commerciale o di altra natura.
    Presso il cliente: la documentazione viene custodita in spazi ad uso riservato, in contenitori sicuri dotati di sigillo di sicurezza monouso numerato.
  • Presso i nostri magazzini: uno spazio in affitto per conservare al sicuro i vostri progetti. Presso i nostri magazzini di Milano, infatti, sono disponibili box di diverse metrature per giacenze di breve, medio e lungo periodo, con possibilità di contratti pluriennali. Gli spazi affittabili sono tutti dotati di coperture assicurative ad hoc, impianti anti-incendio, sistemi anti-intrusione, anti-allagamento e videosorveglianza attivi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno. Gli accessi all’interno dei magazzini avvengono sempre in presenza di personale interno al Gruppo Santambrogio. A richiesta, e nel rispetto della normativa fiscale vigente, allo scadere del periodo di conservazione obbligatoria la documentazione viene distrutta, se necessario previa triturazione.
  • Ricerca & Consultazione
    La ricerca è automatizzata sia per intere tranche di documenti che per singoli fogli. La consultazione può avvenire comodamente presso la vostra sede, facendovi recapitare la documentazione originaria, esaminandone una copia ricevuta via fax o una scansione digitale inviata tramite mail.
  • Riorganizzazione periodica
    Il servizio di Storage è completato, su richiesta, da una riorganizzazione periodica degli archivi cartacei, per snellire la documentazione esistente, smaltendo, per esempio, carte fiscali obsolete, non destinate alla conservazione perenne quinquennale o decennale.
  • Distruzione certificata per la documentazione di dati sensibili
    I clienti business hanno spesso la necessità, per questioni di sicurezza e privacy, di distruggere periodicamente la documentazione di dati sensibili. Santambrogio Traslochi è uno smaltitore autorizzato, iscritto all’Albo Gestori Ambientali Sez. 4F al n. MI17228. All’interno del servizio Storage possiamo dunque offrirvi un’attività specifica su misura per questo tipo di esigenze, per di più idonea ad essere inserita nel D.P.S.S. annuale, nel pieno rispetto del D.Lgs. 196/2003.

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