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ARCHIVIAZIONE

L’importanza della catalogazione e conservazione dei documenti

Catalogazione e archiviazione sono compiti da non sottovalutare in ufficio. L’organizzazione degli archivi è spesso difficile da gestire in autonomia, eppure è fondamentale per conservare e proteggere documenti importanti: il disordine, d’altra parte, ostacola il reperimento della documentazione.

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Un servizio efficiente per un archivio protetto

Tra i servizi complementari al trasloco (servizi), Santambrogio Traslochi mette a disposizione un’esperienza distintiva per quel che riguarda la catalogazione e l’archiviazione di documenti, anche in seguito a un nuovo lay-out interno che preveda la movimentazione e l’inventariamento degli arredi esistenti. Il servizio di Storage, pensato su misura per le specifiche esigenze delle aziende, può svolgersi nella nostra sede o in outsourcing presso il cliente, a Milano e provincia. Un modo per risparmiare tempo e costi, guadagnando in risorse e ottimizzazione degli archivi.

Come funziona

1. Catalogazione
Ritiriamo e cataloghiamo la documentazione in modo puntuale e preciso. E sempre in forma anonima, per facilitarne la ricerca e la consultazione, ma anche per mantenere la massima riservatezza e garantire la protezione di quel che ci è stato affidato. Presso i nostri magazzini di Milano o, per le aziende di Milano e provincia, in outsourcing direttamente nella vostra sede: per un servizio integrale, pensato su misura per voi.

2. Sicurezza & Privacy
Allestiamo spazi con diversi livelli di accessibilità, sulla base delle necessità di utilizzo, fornendo un servizio di archiviazione periodica per la documentazione fiscale, commerciale o di altra natura.
– Presso il cliente: la documentazione viene custodita in spazi ad uso riservato, in contenitori sicuri dotati di sigillo di sicurezza monouso numerato.
– Presso i nostri magazzini: uno spazio in affitto per conservare al sicuro i vostri progetti. Presso i nostri magazzini di Milano, infatti, sono disponibili box di diverse metrature per giacenze di breve, medio e lungo periodo, con possibilità di contratti pluriennali. Gli spazi affittabili sono tutti dotati di coperture assicurative ad hoc, impianti anti-incendio, sistemi anti-intrusione, anti-allagamento e videosorveglianza attivi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno. Gli accessi all’interno dei magazzini avvengono sempre in presenza di personale interno al Gruppo Santambrogio. A richiesta, e nel rispetto della normativa fiscale vigente, allo scadere del periodo di conservazione obbligatoria la documentazione viene distrutta, se necessario previa triturazione.

3. Ricerca & Consultazione
La ricerca è automatizzata sia per intere tranche di documenti che per singoli fogli. La consultazione può avvenire comodamente presso la vostra sede, facendovi recapitare la documentazione originaria, esaminandone una copia ricevuta via fax o una scansione digitale inviata tramite mail.

4. Riorganizzazione periodica
Il servizio di Storage è completato, su richiesta, da una riorganizzazione periodica degli archivi cartacei, per snellire la documentazione esistente, smaltendo, per esempio, carte fiscali obsolete, non destinate alla conservazione perenne quinquennale o decennale .

5. Distruzione certificata per la documentazione di dati sensibili
I clienti business hanno spesso la necessità, per questioni di sicurezza e privacy, di distruggere periodicamente la documentazione di dati sensibili. Santambrogio Traslochi è uno smaltitore autorizzato, iscritto all’Albo Gestori Ambientali Sez. 4F al n. MI17228. All’interno del servizio Storage possiamo dunque offrirvi un’attività specifica su misura per questo tipo di esigenze, per di più idonea ad essere inserita nel D.P.S.S. annuale, nel pieno rispetto del D.Lgs. 196/2003.

LA DISTRUZIONE DI DATI SENSIBILI AVVIENE IN MODO PRATICO, SEMPLICE E SICURO:

a. Pianificazione calendario
Il piano degli interventi viene definito in base alle specifiche esigenze del cliente che, in caso di necessità, può richiedere anche un servizio straordinario.

b. Contenitori & Sicurezza
Santambrogio Traslochi fornisce in comodato d’uso presso le facility del cliente dei contenitori adeguati alle specifiche esigenze del caso, che saranno riempiti da personale autorizzato al trattamento dei dati sensibili e chiusi con sigilli monouso numerati univocamente prima di essere avviati alla distruzione.

c. Ritiro, sostituzione contenitori e trasporto in mezzi chiusi
Provvede al ritiro il personale specializzato di Santambrogio Traslochi, le cui generalità verranno comunicate preventivamente al responsabile del trattamento dati. La catena della sicurezza non viene mai interrotta perché i contenitori vengono movimentati esclusivamente in veicoli di proprietà di Santambrogio Traslochi, chiusi e autorizzati al trasporto conto terzi.

d. Stoccaggio o distruzione controllata
I contenitori chiusi possono essere noleggiati annualmente e conservati fino a una data precisa, oppure distrutti, previa verifica dell’integrità dei sigilli ed eventuale apertura, su richiesta, alla presenza del personale addetto al trattamento di dati o delle guardie di sicurezza. La distruzione avviene tramite triturazione presso impianti specializzati, chiusi e videosorvegliati.

e. Certificazione di avvenuta distruzione
Il cliente riceve il formulario e l’attestato di avvenuta distruzione indicante data, luogo e numerazione dei sigilli relativi ai contenitori coinvolti. Su richiesta può essere girato anche un video delle operazioni di distruzione.

Prima di essere avviati ad un nuovo utilizzo i contenitori vengono sottoposti a disinfezione tramite aerosol con disinfettante di categoria 1 (secondo la tabella del Ministero della Salute).